Der skal som hovedregel betales moms af hele betalingen fra en kunde ved en virksomheds salg af varer eller ydelser til kunden. Dette gælder også i forbindelse med viderefakturering af ikke-momsbelagte omkostninger som porto, gebyrer, taxakørsel, flyrejser mv. 

Ved korrekt anvendelse af momslovens regler om udlæg, kan en virksomhed dog undgå, at ikke-momsbelagte omkostninger bliver pålagt moms i forbindelse med viderefakturering til en kunde. Det ses imidlertid ofte, at reglerne ikke anvendes korrekt, hvilket kan medføre efteropkrævning af moms hos den virksomhed, der har viderefaktureret udgiften.

Ifølge momslovens udlægsregel i § 27, stk. 3, nr. 3, skal der ikke betales moms af beløb, som en virksomhed modtager fra en kunde som godtgørelse af omkostninger, som virksomheden har afholdt i kundens navn og for dennes regning (udlæg). Dette betyder, at der skal være tale om en omkostning, som virksomheden har afholdt, det vil sige lagt ud. Der kan ikke være tale om interne omkostninger i virksomheden til eksempelvis kopiering eller kørselsgodtgørelse.

Det betyder også, at den virksomhed, som i første omgang betaler for omkostningen, skal bede leverandøren udstede faktura til den endelige kunde, og den originale faktura skal sendes til den endelige kunde sammen med den faktura, hvorpå virksomheden fakturerer udlægget til den endelige kunde.

Det er dog ikke et krav, at virksomheden beder leverandøren udstede faktura til den endelige kunde, når:

• det ved lov er bestemt, at det er den endelige kunde, der er forpligtet til at betale udgiften, og
• udgiften ikke er momsbelagt.

Udlægsreglens formål

Formålet med udlægsreglen er primært at undgå, at ikke-momsbelagte omkostninger til eksempelvis porto, gebyrer, taxakørsel, flyrejser mv., bliver momsbelagte ved viderefakturering til kunden. Dermed har reglen størst betydning ved en virksomheds viderefakturering af ikke-momsbelagte omkostninger til kunder uden momsfradragsret. Reglen kan dog også anvendes for momsbelagte omkostninger som eksempelvis hotel- og restaurationsomkostninger omfattet af de generelle begrænsninger i fradragsretten.

Betingelserne for anvendelse af udlægsreglen er yderligere, at virksomheden opfører de omhandlede beløb på en udlægskonto, og at virksomheden kan gøre rede for de enkelte udlægsbeløb. Kan et beløb holdes uden for momsgrundlaget som udlæg, har den virksomhed, der foretager udlægget, følgelig ikke fradrag for den eventuelle købsmoms, der vedrører udlægget. Eventuelle rabatter skal endvidere tilkomme den egentlige kunde, og den, der foretager udlægget, må ikke beregne avance heraf.

Ved en korrekt anvendelse af udlægsreglen undgår virksomheden således efteropkrævning af moms, mens kunden undgår at blive belastet med moms af ellers ikke-momsbelagte omkostninger.